Het bedrijfsleven in Spanje heeft een ad hoc karakter, waardoor het onvoorspelbaar is. Een partner als CtrlChain zorgt voor structuur, verbetert de planning en vermindert de stress voor ons team.
Omgaan met de complexiteit van de markt
Ingram Micro Spanje, onderdeel van de wereldwijde marktleider in IT-distributie, kreeg te maken met een groeiende complexiteit in zijn logistieke activiteiten. Spanje is voor Ingram Micro de lastigste markt om in te opereren. Het ad-hockarakter maakt de transportplanning bijzonder moeilijk. Het team was continu bezig met brandjes blussen. Ze namen beslissingen op het laatste moment en voerden urgente telefoontjes om capaciteit veilig te stellen.
Wanneer er grote bestellingen binnenkwamen, moest het team op het laatste moment meerdere vervoerders bellen, waarbij vaak een combinatie van vervoerders A, B, C en D werd ingezet. Dat leidde tot inefficiëntie en operationele stress, zeker wanneer de voorkeursvervoerders niet beschikbaar waren. Het bijhouden van de dagelijkse werkzaamheden vergde veel handmatig werk, tot het punt waarop ze zonder een oplossing extra personeel hadden moeten aannemen om alles in goede banen te leiden.
Verbonden vervoerdersnetwerk
De samenwerking met CtrlChain startte met het beheer van de activiteiten via het bestaande vervoerdersnetwerk van Ingram Micro. Gaandeweg groeide de samenwerking en voegde het team vervoerders uit het netwerk van CtrlChain toe. Die hybride opzet zorgde voor meer flexibiliteit en betrouwbaarheid. Tegelijkertijd groeide het CtrlChain-systeem uit tot het hart van het dagelijkse logistieke beheer.
Door alle vervoerders in één systeem samen te brengen, stapte Ingram Micro af van een versnipperde opzet naar een met volledige operationele inzicht en controle. Het CtrlChain-team nam de vervoerderscoördinatie over, zodat het interne team van Ingram zich kon richten op strategische prioriteiten.
Efficiëntie door samenwerking
Het effect was voelbaar. De operationele werklast daalde flink. Ze behaalden een tijdwinst van zo'n 1,5 fulltime medewerker per maand. Hierdoor hoefde Ingram Micro geen extra mensen aan te nemen maar konden de activiteiten wél blijven groeien.
"We besparen waarschijnlijk anderhalf FTE doordat we het systeem van CtrlChain en hun team inzetten voor het beheer van vervoerdersverwachtingen en het netwerk."
Dankzij de planningsmogelijkheden van het systeem stemde Ingram Micro de capaciteit beter af op de vraag. Dat resulteerde in minder last-minute telefoontjes en een hogere betrouwbaarheid van de dienstverlening.
De opzet sloot ook naadloos aan bij de bredere strategie van Ingram Micro om het aantal vervoerders wereldwijd terug te dringen. In plaats van rechtstreeks met meerdere partners te werken, vertrouwt Ingram Micro nu op CtrlChain als enig aanspreekpunt. CtrlChain regelt nu alles achter de schermen met het eigen vertrouwde netwerk.
Strategische kostenbeheersing
Naast efficiëntie, leverde de samenwerking ook kostenvoordelen op. CtrlChain onderhandelt met vervoerders en plant vooruit, wat vaak betere tarieven oplevert dan Ingram Micro via losse boekingen kon realiseren.
"In plaats van dat wij elke keer zelf moeten bellen, heeft CtrlChain een beter systeem. Ze plannen capaciteit in, onderhandelen slim en soms zijn ze goedkoper dan wanneer we het zelf regelen."
Zichtbaarheid was een ander groot voordeel. Doordat alle vervoerders via het CtrlChain-systeem werken, heeft Ingram Micro nu volledig zicht op elke zending, vanaf het moment dat een vrachtwagen aankomt om te laden, tot de uiteindelijke levering bij de klant. Dat end-to-end inzicht stelt het team in staat om prestaties te volgen via KPI's. Ze beoordelen niet alleen of vervoerders op tijd zijn, maar sporen ook interne knelpunten op, zoals vertragingen bij het laden in het magazijn, die de levertijden kunnen beïnvloeden.
Dit niveau van zichtbaarheid zorgt voor een cultuur van verantwoordelijkheid. Wanneer er vertragingen optreden, analyseert het team waar het probleem ontstond en reageert het gericht. Zo ontstaat ruimte voor datagedreven besluitvorming en continue verbetering door de hele keten heen.
Inmiddels loopt 42% van de zendingen van Ingram Micro Spanje via CtrlChain, en het bedrijf wil dit aandeel stap voor stap uitbreiden. De volledige implementatie is nog in volle gang, maar de inzet om de samenwerking duurzaam te laten groeien is helder.
Vertrouwen speelt daarin een belangrijke rol. Teams passen zich aan een nieuwe manier van werken aan en leren vertrouwen op de mogelijkheden van het systeem.
De samenwerking tussen Ingram Micro Spanje en CtrlChain gaat verder dan operationele ondersteuning alleen. Het partnerschap bracht een nieuwe mindset bij het logistieke team. Een mindset gebaseerd op zichtbaarheid, samenwerking en langetermijnplanning.
We groeien. We zijn er nog niet, maar het doel is om 100% door CtrlChain te laten beheren.
