8 fouten in vrachtfacturen die ongemerkt je logistieke kosten opdrijven

Zou jij een fout van € 30 op één vrachtfactuur opmerken?

Misschien.

Zou je het ook uitzoeken?

Misschien niet.

Stel je nu voor dat dezelfde fout van € 30 op 1000 zendingen terugkomt.

Dan heb je het over € 30.000.

Daarom zijn fouten in vrachtfacturen vaak lastig te ontdekken. Los van elkaar lijken ze een kleinigheid. Komen ze steeds terug in al je transporten, dan worden ze een dure grap.

Hieronder vind je acht veelvoorkomende fouten in vrachtfacturen waar je beter wél even naar kunt kijken.[1]

1. Je betaalt twee keer voor dezelfde zending

Dubbele facturen lijken makkelijk te herkennen.

Maar dezelfde zending kan op verschillende facturen staan, later opnieuw worden verstuurd of via verschillende afdelingen binnenkomen.

Wat moet je checken?

Vergelijk de zendingsreferentie, de vervoerder, het factuurnummer, de datum en het bedrag met facturen die je al hebt verwerkt.

2. Het tarief klopt niet met wat je hebt afgesproken

Stel dat je voor een route € 850 hebt afgesproken.

Op de factuur staat € 885.

Eén keer valt dat nog wel op.

Het wordt lastiger als je tientallen vervoerders, honderden routes en meerdere tariefwijzigingen beheert.

Wat moet je checken?

Vergelijk het gefactureerde transporttarief met het tarief dat gold toen je de zending boekte.

3. De brandstoftoeslag klopt niet

Je basistarief kan helemaal in orde zijn, maar de brandstoftoeslag kan fout zijn berekend.

Een verkeerd percentage of een verkeerde berekeningsperiode levert op één zending misschien maar een klein verschil op. Herhaalt de fout zich, dan wordt het al snel een flinke kostenpost.

Wat moet je checken?

Controleer of de toeslag de index, het percentage en de berekeningsmethode volgt die je met je vervoerder hebt afgesproken.

4. Je betaalt voor een dienst die nooit is uitgevoerd

Kosten voor wachttijd, extra stops, speciale behandeling of een tweede bezorgpoging kunnen allemaal terecht zijn. Toch wil je zeker weten dat ze ook echt hebben plaatsgevonden.

Denk aan een restaurantrekening met een fles wijn die je nooit hebt besteld. De totaalberekening klopt misschien, maar die post hoort er gewoon niet op te staan. Met vrachtfacturen werkt het net zo. Alleen de kosten checken is niet genoeg. Je hebt ook zendgegevens nodig om na te gaan of de dienst ook echt is geleverd.

Wat moet je checken?

Leg de extra kosten naast de tijdstempels van je zendingen, de leverstatussen en je transportdocumenten.

5. Er is met het verkeerde gewicht of volume gerekend

Hangt je transporttarief af van gewicht of volume? Dan kan een verschil tussen jouw zendgegevens en die van de vervoerder je uiteindelijke kosten veranderen.

Wat moet je checken?

Vergelijk het gefactureerde gewicht of volume met je eigen zendgegevens.

6. Je betaalt voor een geannuleerde of gewijzigde zending

Je logistieke team weet wanneer een zending wordt geannuleerd, verplaatst of aan een andere vervoerder wordt toegewezen.

Je financiële team niet altijd.

Rekent de vervoerder het juiste tarief, dan ziet de factuur er waarschijnlijk perfect uit. Toch had die zending nooit gefactureerd mogen worden.

Wat moet je checken?

Zorg dat elke kostenpost hoort bij een zending die echt heeft plaatsgevonden.

7. Je hebt betaald voor een serviceniveau dat je niet hebt gekregen

Stel dat je betaalt voor levering de volgende dag, maar dat de zending pas drie dagen later binnenkomt.

Zou je dan nog steeds hetzelfde bedrag willen betalen zonder te checken wat er is gebeurd?

Koppel je factuurgegevens aan de mijlpalen in je transport, dan kun je vergelijken waarvoor je hebt betaald en wat je vervoerder echt heeft geleverd.

Wat moet je checken?

Vergelijk het afgesproken serviceniveau met hoe het ophalen en leveren in de praktijk is verlopen.

8. Je factuur klopt, maar je kunt je vrachtuitgaven nog steeds niet verklaren

Soms klopt elke factuur, maar staan je transportgegevens nog steeds verspreid over pdf’s, e-mails, spreadsheets, vervoerdersportalen, financiële systemen en transportplatforms.

Als informatie versnipperd is, worden zelfs simpele vragen lastig. Hoeveel geef je uit per vervoerder? Welke routes zorgen voor de meeste extra kosten? Waar lopen de wachttijdkosten op? En wat kost een zending je nu echt?

Kost het je uren om die vragen te beantwoorden? Dan zit het probleem niet alleen in de juistheid van je facturen, maar ook in je gebrek aan inzicht.

Waarom het riskant kan zijn om alleen de grootste facturen te controleren

Heb je geen tijd om elke factuur te bekijken? Dan is het logisch dat je je richt op de hoogste bedragen of opvallende kosten. Het risico is dat kleinere verschillen dan door de mazen van het net glippen. Herhalen ze zich bij veel zendingen, dan lopen ze flink op.

Eén fout van € 1000 zie je zo. Maar een verschil van € 20 dat 1000 keer terugkomt, kost je € 20.000 extra. Met geautomatiseerde vrachtcontrole spoor je dit soort patronen op. Routinematige gevallen worden systematisch gecheckt en je ziet alleen de afwijkingen die jouw aandacht nodig hebben.

Wat moet een geautomatiseerde controle van vrachtfacturen vergelijken?

In elk geval moet je drie dingen met elkaar verbinden:

Wat je hebt afgesproken te betalen.

Wat er tijdens het transport echt is gebeurd.

Wat je vervoerder in rekening heeft gebracht.

Zo kun je dit allemaal opsporen:

• dubbele facturen;
• onjuiste tarieven;
• verschillen in brandstoftoeslag;
• extra kosten zonder onderbouwing;
• zendgegevens die niet kloppen;
• afwijkingen in gewicht of volume.

FreightWaves geeft een handig overzicht van waarom controle van vrachtfacturen ertoe doet, terwijl Supply Chain Factory breder kijkt naar het verband tussen factuurcontrole en het beheer van vrachtkosten.

Gebruik factuurfouten om beter te onderhandelen met vervoerders

Eén onterechte post voor wachttijd is een losstaand incident. Komen dezelfde kosten op dezelfde locatie steeds terug? Dan zie je misschien een breder patroon. Denk aan trage laadprocessen, onrealistische tijdslots, operationele problemen bij een vervoerder of contractvoorwaarden die aan herziening toe zijn.

Dat geldt ook voor andere extra kosten. Een route kan een aantrekkelijk basistarief hebben, maar flink duurder uitvallen zodra je de terugkerende toeslagen meetelt. Met dit inzicht sta je sterker in onderhandelingen met vervoerders. Je bespreekt dan de werkelijke gemiddelde kosten van een route, en niet alleen het afgesproken tarief.

Hoe CtrlChain Freight Invoice Audit aanpakt

Met Freight Invoice Audit van CtrlChain koppel je facturen van vervoerders aan je transportgegevens.

Je hoeft niet meer elke zending handmatig te reconstrueren uit e-mails en spreadsheets. Je controleert kosten gewoon met de zendings- en tariefgegevens die je al hebt.

Zo kun je:

• het routinematige controlewerk van facturen automatiseren;
• afwijkingen opsporen;
• geschillen afhandelen;
• je vrachtkosten analyseren;
• je transportkosten per vervoerder, route of zending inzichtelijk maken.

Het doel is niet alleen om factuurfouten te vinden.

Het gaat erom dat je een helder beeld krijgt van wat je echt aan betaalt aan je transport.