Stel je voor: je doet je wekelijkse boodschappen.
Bij de kassa reken je af en werp je snel een blik op de kassabon. Is er iets dubbel gescand? Is de korting er wel af gegaan? Klopt het totaalbedrag? Het is een snelle check en eerlijk: voor veel mensen is dat al te veel moeite.
Bedenk nu eens hoe dit eruitziet als je honderden of zelfs duizenden transportfacturen per maand verwerkt.
Op elke factuur kunnen verschillende vrachttarieven, brandstoftoeslagen, wachttijdkosten, extra stops of overige kosten staan. In allerlei talen. In allerlei formaten. Om te checken of alles klopt, moet je de factuur waarschijnlijk naast vervoerdersafspraken, gegevens van de zendingen, routes, e-mails en spreadsheets leggen.
En dat is waar de controle van vrachtfacturen om de hoek komt jkijken.
Controle van vrachtfacturen is het proces waarin je controleert of de factuur van je vervoerder klopt. Komt het bedrag overeen met wat je hebt afgesproken en met wat er tijdens het transport echt is gebeurd?
Simpel gezegd vergelijk je drie dingen:
Wat je hebt afgesproken te betalen.
Wat er echt is gebeurd.
Wat je vervoerder in rekening heeft gebracht.
Het doel is logisch: je betaalt alleen voor de diensten die je echt hebt gekregen.
Stel dat je voor een zending € 850 hebt afgesproken.
Op de uiteindelijke factuur kan dan dit staan:
Die factuur kan helemaal kloppen. Toch zorgt één verkeerde toeslag of één verkeerd tarief al voor onnodige kosten. Het lastige is dat je voor de controle van een vrachtfactuur vaak gegevens uit meerdere bronnen nodig hebt.
Je inkoopteam heeft misschien de afgesproken tarieven en contractvoorwaarden van de vervoerder. Je logistieke team weet wat er tijdens de zending echt is gebeurd. De operationele gegevens staan in je transportsysteem, en je financiële afdeling ontvangt en verwerkt de factuur.
Staat al die informatie verspreid over verschillende teams, systemen en spreadsheets? Dan wordt het controleren van een factuur een handmatig proces. Iemand moet de juiste gegevens verzamelen, ze vergelijken met wat de vervoerder rekent en eventuele verschillen uitzoeken. Pas dan kun je de factuur met een gerust hart goedkeuren.
De meeste fouten in vrachtfacturen zijn niet spectaculair.
Maar het gaat om kleine afwijkingen die flink in de papieren lopen als ze bij veel zendingen terugkomen.
Je hebt een prijs afgesproken, maar op de factuur staat een ander tarief.
Dat kan gebeuren als er een verouderde tarievenlijst of de verkeerde route is gebruikt.
Dezelfde zending wordt soms vaker dan één keer gefactureerd, vooral als je met meerdere vervoerders, locaties of afdelingen werkt.
Het basistarief klopt misschien, terwijl bij de brandstoftoeslag het verkeerde percentage, de verkeerde index of de verkeerde periode is gebruikt.
Wachttijd, extra stops en speciale behandeling kunnen allemaal terechte kosten zijn.
Maar één vraag moet je altijd kunnen beantwoorden:
Heeft deze dienst echt plaatsgevonden?
Rekent je vervoerder twee uur wachttijd? Dan is het niet genoeg om het afgesproken uurtarief te checken. Je hebt ook de operationele gegevens nodig om te bevestigen dat de vrachtwagen echt heeft staan wachten.
Rekent de vervoerder met een ander gewicht of volume dan in je zendingsgegevens staat? Dan kan de prijs veranderen.
Facturen met de hand controleren werkt prima zolang je een relatief klein aantal zendingen beheert en daar een persoon voor hebt die het werk in de vingers heeft. Nemen je transportvolumes toe, dan wordt het een stuk lastiger om elke factuur even grondig te bekijken.
Teams lossen dat vaak op door zich te richten op de grootste facturen of opvallende kosten. Of ze vergelijken hun vrachtkosten per maand om onverwachte veranderingen te spotten. Zo zie je de duidelijke problemen zeker, maar je hebt niet dezelfde grip als wanneer je elke zending systematisch controleert.
Met automatisering groeit dit proces makkelijk mee. Je hoeft niet meer te kiezen welke facturen je team kan bekijken. Het systeem voert routinecontroles uit op al je facturen en markeert alleen de afwijkingen die aandacht nodig hebben. Zo richt je team zich op de uitzonderingen, in plaats van tijd te steken in kosten die toch al kloppen.
Een verkeerde toeslag opsporen is waardevol. De echte winst zit in de vraag of hetzelfde probleem steeds terugkomt in je transportoperatie. Een afwijking van € 50 op één factuur lijkt misschien een schijntje. Komt dezelfde toeslag terug bij 200 zendingen? Dan wordt het een flinke kostenpost.
Koppel je factuurgegevens aan zendingsinformatie, dan kijk je zelfs nog verder dan losse fouten en herken je bredere patronen. Je ziet welke vervoerders de meeste afwijkingen op naam hebben en op welke routes steeds extra kosten opduiken. Ook ontdek je waar de wachttijdkosten oplopen en wat een zending je echt kost als je alle toeslagen meetelt.
Met die informatie sta je ook sterker in onderhandelingen met vervoerders. In plaats van af te gaan op een onderbuikgevoel dat een route duurder wordt, baseer je het gesprek op echte kostengegevens. Een afgesproken basistarief van € 800 lijkt bijvoorbeeld concurrerend. Zorgen terugkerende extra kosten voor een gemiddelde van € 940 per zending? Dan wordt het een ander verhaal.
Zo wordt controle van vrachtfacturen meer dan een manier om factureringsfouten te vinden: het levert waardevolle transportinzichten op. Daarmee begrijp je je kosten beter, spot je terugkerende problemen en neem je beter onderbouwde beslissingen in je samenwerking met vervoerders.
Eén businesscase liet de potentiële financiële impact zien van het automatiseren van de controle van vrachtfacturen.
1–1,25%
geschatte besparing op transportkosten
Op basis van geïdentificeerde afwijkingen op facturen.
2 FTE's
geschatte handmatige auditcapaciteit
De geschatte capaciteit die nodig is om dezelfde controles handmatig uit te voeren.
1,78%
potentiële totale bedrijfsimpact
Inclusief teruggewonnen transportkosten en vermeden FTE-kosten.
* Cijfers zijn gebaseerd op een specifieke businesscase. De werkelijke opbrengsten zijn afhankelijk van het aantal en de waarde van de geïdentificeerde factuurafwijkingen.
Met Freight Invoice Audit van CtrlChain gebruik je de transportgegevens die je toch al hebt. Zo controleer je je vervoerdersfacturen een stuk makkelijker.
Geen gepuzzel meer met e-mails en spreadsheets om elke zending te reconstrueren. Je koppelt facturen van vervoerders direct aan zendings- en prijsgegevens.
Zo kun je:
Het idee is niet om mensen uit het proces te halen.
Het gaat erom dat je team zijn tijd steekt in echte uitzonderingen, en niet in het handmatig vergelijken van gegevens die al kloppen.
Het complete Transport Management System van CtrlChain brengt transportuitvoering, tarieven, zichtbaarheid op je zendingen, documentatie en analyses al samen in één omgeving.